Μετακόμιση εταιρείας / Ίδρυση νέας

Μετακόμιση εταιρείας?

Μην πυροβολείτε τους τεχνικούς

Αλλάζετε γραφεία ή στεγάζετε για πρώτη φορά την επιχείρησή σας; Δείτε τι μπορεί να συμβεί και ποιος είναι ο πραγματικά υπεύθυνος, αν:

• είστε άνθρωπος της τάξης
• θέλετε να τα έχετε όλα οργανωμένα και on Schedule
• θέλετε να είστε προετοιμασμένοι για τα απρόοπτα
• θέλετε να ελαχιστοποιήσετε τα απρόοπτα

Γενικά οι εργασίες μετακόμισης και μεταφοράς μίας επιχείρησης, σχεδόν πάντα παρουσιάζουν προβλήματα που σχετίζονται κυρίως με το χρονοδιάγραμμα. Το πόσο ρεαλιστικό είναι το χρονοδιάγραμμα στο οποίο έχετε συμφωνήσει εξαρτάται από το πόσο καλά γνωρίζει το αντικείμενο ο συνεργάτης που έχετε επιλέξει για να αναθέσετε αυτό το project.

Ο γενικός κανόνας λέει “put the blame on ΙΤ (Τεχνικός)”…. Συνήθως ο υπεύθυνος τεχνικός ονομάζεται Project Manager. Αυτός είναι που θα αναλάβει να μελετήσει το έργο και να σας παρουσιάσει κάθε λεπτομέρεια των εργασιών που θα πραγματοποιηθούν και να επιλέξει / συντονίσει ηλεκτρολόγους , αρχιτέκτονες, υδραυλικούς, ψυκτικούς, παρόχους τηλεφωνίας και internet και κάθε άλλον απαραίτητο συνεργάτη.

Εν ολίγοις αυτός είναι και ο υπόλογος απέναντι σας για να εξηγήσει αλλά και να διορθώσει οποιαδήποτε παρέκκλιση από τον αρχικό προγραμματισμό των εργασιών τις οποίες έχει αναλάβει.

Μερικά πολύ βασικά που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι:

1. Υπάρχουν μεγάλες διαφορές μεταξύ εταιρειών πληροφορικής και των υπηρεσιών που προσφέρουν. Τόσο μεγάλες που δεν μπορούν να κατηγοριοποιηθούν.
2. Όσο περισσότερες διαφορετικές εργασίες αναλάβει ένας εξωτερικός συνεργάτης με τόσο λιγότερους υπεύθυνους θα έχετε να κάνετε όταν συναντήσετε τα πρώτα προβλήματα.
3. Πριν την έναρξη των εργασιών σας δεν είστε αναγκασμένος να γνωρίζετε, αλλά η διαφορά έγκειται πάντα στο πόσο καλά πληροφορημένος είστε. Όσα περισσότερα γνωρίζετε από την αρχή, τόσο πιο ήρεμος θα είστε μετά.
4. Ο χρόνος θα είναι ο μεγαλύτερος εχθρός σας γι’ αυτό να υπολογίζετε πάντα περισσότερο χρόνο υλοποίησης των επιμέρους έργων από αυτόν που θα σας πουν.

1. Εταιρείες πληροφορικής

Υπάρχουν πάρα πολλές… Μεγάλες, γνωστές, άγνωστες. Δεν έχει σημασία. Έχουμε δει μεγάλες εταιρείες που είναι τέλειες και θα κάνουν τα πάντα για να είναι στο πλευρό του πελάτη, αλλά έχουμε δει και μικρές να κάνουν ακριβώς το ίδιο. Πελάτες να έχουν απίστευτα άσχημες εμπειρίες από μικρές εταιρείες αλλά και πελάτες να έχουν τις ίδιες ή χειρότερες από μεγάλα «ονόματα». Αυτός που θα σας πει την αλήθεια και που θα σας δώσει ρεαλιστικά χρονικά περιθώρια, εξηγώντας ότι κάποια πράγματα δεν μπορεί να τα ελέγξει στο έπακρο, αυτός είναι και ο μελλοντικός συνεργάτης σας.

Να σημειώσουμε εδώ, ότι ένα λάθος που συχνά κάνουμε εμείς οι «ειδικοί», είναι ότι, προκειμένου να αναλάβουμε μια δουλειά, δεν ενημερώνουμε από πριν τον πελάτη μας για όλα τα πιθανά προβλήματα που εμείς ξέρουμε ότι θα τα συναντήσουμε, λέγοντάς του συχνά αυτό που θέλει να ακούσει. Η πρακτική αυτή είναι μεγάλο λάθος. Σε κάθε περίπτωση, ο πελάτης θα πρέπει να είναι προετοιμασμένος για τις καθυστερήσεις, για τις οποίες είτε ευθύνεται είτε δεν ευθύνεται ο τεχνικός, θα δείξει την ανάλογη κατανόηση όταν αυτές προκύψουν και οπωσδήποτε θα εκτιμήσει την ειλικρίνεια του συνεργάτη του και θα τον προτιμήσει και στο μέλλον.

Δείτε ένα παράδειγμα κακής πρακτικής:
Πριν 10 περίπου χρόνια, ως υπάλληλος τεχνικός δικτύων σε μια εταιρεία πληροφορικής, μας ανατέθηκε η μεταφορά μιας εταιρείας εκδηλώσεων που ήθελε να αναβαθμιστεί μετακομίζοντας σε νέες εγκαταστάσεις και αγοράζοντας νέους εξοπλισμούς. Όλη η ομάδα, δλδ. ο project manager και οι λοιποί συνάδελφοι τεχνικοί, αναλύσαμε τις ανάγκες του πελάτη και προτείναμε τη λύση δίνοντας ένα time schedule, όχι και τόσο ρεαλιστικό. Η επιλογή αυτή ήταν του εργοδότη μας, που αγνόησε εξωγενείς παράγοντες όπως παρόχους τηλεφωνίας, εξωτερικά συνεργεία όπως ηλεκτρολόγοι κτλ. Το project ξεκίνησε. Η συμφωνία ήταν 3 μέρες, Παρασκευή, Σάββατο και Κυριακή, με στόχο τη Δευτέρα να λειτουργούν όλα σαν να μην άλλαξε τίποτα!

Αποτέλεσμα:
Fail!!! Δεν είχαν internet, δε λειτουργούσαν τα τηλέφωνα, οι εκτυπωτές δεν τύπωναν, 4 από τα 25 pc δεν άναβαν, δεν έπαιζε το ποντίκι, δεν είχαν server…

Ποιοι πραγματικά έφταιγαν;
1. Οι πάροχοι τηλεφωνίας και internet
2. O ηλεκτρολόγος, γιατί η ασφάλεια που είχε τοποθετήσει δε σήκωνε 4 pc μαζί
3. Ο εγκαταστάτης του τηλεφωνικού κέντρου, γιατί είχε κάνει λάθος ρυθμίσεις

Ποιος κατηγορήθηκε από τον πελάτη;
Φυσικά η εταιρεία πληροφορικής που είχε αναλάβει, δλδ. ο εργοδότης μου… Επί μία εβδομάδα τρέχαμε να διορθώσουμε λάθη άλλων και να αποκαταστήσουμε τη λειτουργία της εταιρείας του πελάτη.

Το γνωρίζαμε ότι θα συμβεί;
Ναι! Με ευθύνη όμως της διεύθυνσης, η οποία για να αναλάβει τη δουλειά δεν είπε όλη την αλήθεια στον πελάτη, προχωρήσαμε με ένα μη ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα. Ο πελάτης ασφαλώς θα έπρεπε να γνωρίζει τα όρια των ευθυνών μας και ότι δεν μπορούμε να ελέγξουμε τη δουλειά του ηλεκτρολόγου για παράδειγμα, ούτε μπορούμε να εγγυηθούμε τον ακριβή χρόνο μεταφοράς τηλεφωνικών γραμμών και ίντερνετ, γιατί είναι θέμα του εκάστοτε παρόχου.

Παράγοντες που επηρεάζουν το χρονοδιάγραμμα

1. Πάροχοι τηλεφωνίας και internet
Μπορεί οι γραμμές να αργήσουν να μεταφερθούν. Μπορεί στο νέο χώρο να σας πουν ότι θα εγκατασταθεί VDSL και πλέον το πρόβλημα που είχατε με την ταχύτητα θα λυθεί, αλλά στο τέλος αυτό να μην είναι εφικτό και έτσι να μπουν πιο αργές γραμμές ακόμα και από πριν. Επίσης, μπορεί οι νέες γραμμές να μην είναι καλές και να κόβεται το internet. Μπορεί να έχετε internet αλλά να μην έχετε τηλέφωνο. Μπορεί βέβαια και όλα να είναι τέλεια……

ΟΛΑ αυτά θέλουν χρόνο για τον οποίο ουδεμία ευθύνη φέρει ο ΙΤ και η εταιρεία πληροφορικής… Ειδικά αν σας έχει προετοιμάσει για τα παραπάνω.

Σας πρότεινε για παράδειγμα Forthnet, Cyta, ΟΤΕ κτλ γιατί θα προσφέρουν την υπηρεσία που εσείς θέλετε σε δελεαστική τιμή?

Σίγουρα το έχει δει υλοποιημένο αλλού και λειτουργεί μια χαρά. Μην του πείτε και προπάντων μη σκεφτείτε: «τα έλεγα εγώ να βάλουμε τον άλλο πάροχο. Τεχνικέ, εσύ φταις» ΌΧΙ, ο τεχνικός απλά πρότεινε. Μην ξεχνάτε ότι θα μπορούσε να συμβεί και σε αυτό που εσείς προτείνατε.
2. Λοιπά συνεργεία
Ηλεκτρολόγοι, ψυκτικοί, υπεύθυνοι τηλεφωνικών κέντρων, αρχιτέκτονες, μηχανικοί κ.α.
3. Τυχαία γεγονότα όπως καταστροφή συσκευών κατά τη μεταφορά, ελαττωματικά προϊόντα, ασυμβατότητα παλιών και νέων συσκευών
4. Λάθος εγκατάσταση, παράλειψη του υπεύθυνου τεχνικού.

Όπως βλέπετε είναι πολλοί οι παράγοντες που μπορούν να καθυστερήσουν τις εργασίες σας. Εάν εξαιρέσουμε τα τυχαία γεγονότα, όλοι σχετίζονται με το ανθρώπινο λάθος ή τη λάθος συνεννόηση. Όσο καλύτερη προετοιμασία και συντονισμός έχει γίνει, τόσο λιγότερα προβλήματα θα έχετε.

2. Συντήρηση και αρμοδιότητες.

Αναφέραμε παραπάνω ότι όσο περισσότερες διαφορετικές εργασίες αναλάβει ένας εξωτερικός συνεργάτης, με τόσο λιγότερους υπεύθυνους θα έχετε να κάνετε όταν συναντήσετε τα πρώτα προβλήματα. Εμείς οι μηχανικοί, πολλές φορές βρισκόμαστε στη δυσάρεστη θέση να σας απαντάμε αρνητικά και να μην μπορούμε να σας βοηθήσουμε, σε θέματα που δεν έχουμε αναλάβει, όμως σχετίζονται με την πληροφορική. Έτσι, εσείς ή το προσωπικό σας θεωρεί ότι εμείς είμαστε υπεύθυνοι, πράγμα που δεν ισχύει, γιατί ποτέ δεν αναλάβαμε το συγκεκριμένο θέμα.

Έτσι, είτε γινόμαστε υπερβολικοί και δεν ασχολούμαστε καθόλου, π.χ.:
Πελάτης: Μετα από την μετακόμιση δεν έχω email
ΙΤ: Να πάρετε τον προγραμματιστή σας και αυτόν που σας παρέχει Hosting

Είτε προσπαθούμε να βοηθήσουμε, το ψάχνουμε και στο τέλος σας ανακατευθύνουμε στον υπεύθυνο, π.χ.:

Πελάτης: Μετά από την μετακόμιση δεν έχω email
ΙΤ: Μισό λεπτό να συνδεθώ
………Μετά από 15 λεπτά
ΙΤ: Να πάρετε τον προγραμματιστή σας και αυτόν που σας παρέχει Hosting γιατί απ’ ότι βλέπω δεν υπάρχει κάποιο άλλο πρόβλημα.

Και αυτό είναι χάσιμο χρόνου. Το παράδειγμα με τα email είναι ένα από τα πολλά προβλήματα που συναντάμε σε περιπτώσεις που οι πελάτες δεν μας αναθέτουν το σύνολο των εργασιών που αφορούν στην ειδικότητά μας. Και έτσι, δημιουργούνται πολλά προβλήματα.

Ο υπεύθυνος του τηλεφωνικού κέντρου, ο υπεύθυνος δικτύων, ο υπεύθυνος των email και γενικά οι υπεύθυνοι ρίχνουν το φταίξιμο ο ένας στον άλλο, εσείς δεν ξέρετε ποιόν να πιστέψετε και στο τέλος δεν κάνετε τη δουλειά σας όπως θα έπρεπε.

3. Πληροφόρηση
Η διαφορά βρίσκεται πάντα στην πληροφόρηση σας. Δεν είστε αναγκασμένος να ξέρετε τα πάντα ούτε να γίνετε IT, όμως πρέπει να ξέρετε τα βασικά.

Ήσασταν σε κάποιο γραφείο 20 χρόνια. Τώρα που πάτε σε νέο μήπως πρέπει να αναβαθμίσετε και τον εξοπλισμό σας? Μήπως έτσι θα λυθούν κάποια προβλήματα οικονομικής και τεχνικής φύσης?

Ιδρύετε νέα εταιρεία? Ποιες θα είναι οι μελλοντικές σας ανάγκες?

«Εγώ θέλω να μετακομίσω / να ιδρύσω εταιρεία και δεν θέλω να ασχοληθώ με τίποτα που έχει σχέση με τεχνολογία.»
«Θέλω έναν άνθρωπο σα να είναι μέσα στην εταιρεία μου και με το που έχω πρόβλημα να το λύνει»
«Μη με μπλέκεις με τεχνικά θέματα κάνε ότι θες σε εμπιστεύομαι»

Δεν είναι 100% δυνατό να συμβούν όλα αυτά. Για να μπορέσετε να τα προσεγγίσετε σε μεγάλο ποσοστό όμως θα πρέπει να ενημερωθείτε. Αφήστε, για να μην πούμε απαιτήστε, από τον υπεύθυνο να σας εξηγήσει και ρωτήστε τον όσα περισσότερα πράγματα μπορείτε πριν ξεκινήσει το έργο.

4. Χρόνος
Δεν υπάρχει χειρότερο πράγμα από το να βγαίνεις εκτός χρόνου υλοποίησης. Είτε το δεις σαν εγκαταστάτης είτε σαν πελάτης είναι ότι χειρότερο. Δυστυχώς όμως, ανθρώπινα λάθη, τύχη, εξωτερικοί συνεργάτες και άλλα πολλά οδηγούν σχεδόν πάντα σε καθυστερήσεις, μικρές ή μεγάλες. Για αυτό και επιμένουμε σε ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα, ειλικρινείς τεχνικούς και ενημερωμένους πελάτες.

Τελικά:
Η επιστήμη της τεχνολογίας είναι η επιστήμη με τη μεγαλύτερη ανάπτυξη στις μέρες μας και προβλέπεται η εξέλιξή της να είναι ραγδαία στο μέλλον. Τη συναντάμε παντού, από το σπίτι και την προσωπική μας ζωή, μέχρι την οποιασδήποτε επαγγελματική ενασχόληση. Κάποιοι λένε πως στο μέλλον ή θα μας απογειώσει ή θα μας καταστρέψει. Όπως και να έχει, μας είναι πλέον απαραίτητη, ειδικά όταν πρόκειται για την επιχείρησή μας η οποία, για να παραμένει ανταγωνιστική, θα πρέπει μόνιμα να ακολουθεί τις τεχνολογικές εξελίξεις.

Ο ισχυρός σας σύμμαχος σε αυτή τη διαρκή εξέλιξη είναι ο συνεργάτης που συμβαδίζει με την τεχνολογία και φροντίζει να σας προετοιμάζει όπως πρέπει, ώστε όταν είναι η κατάλληλη στιγμή να την υιοθετείτε και να την εφαρμόζετε προς όφελός σας.